Απογραφή (Inventory)

Απογραφή είναι μια λεπτομερής και δαπανηρή διαδικασία επαλήθευσης και ελέγχου της αξιοπιστίας των λογιστικών καταστάσεων μιας εταιρίας.

Η επιχείρηση διενεργεί απογραφή όσο συχνά χρειάζεται αλλά επιβάλλεται από την νομοθεσία τουλάχιστον μία τον χρόνο στο τέλος της λογιστικής χρήσης που ονομάζεται τακτική απογραφή.

Η τακτική απογραφή χωρίζεται σε εξωλογιστική και εσωλογιστική.

Η εξωλογιστική απογραφή (φυσική ή πραγματική απογραφή) ακολουθείται όταν πρόκειται να απογραφούν υλικά (ενσώματα) στοιχεία, στα οποία η επιχείρηση έχει άμεση πρόσβαση (π.χ. εμπορεύματα, αποθέματα, γραμμάτια, μετοχές, μετρητά κτλ). Τα αποτελέσματα της είναι πιο ακριβή και αντικειμενικά από ότι αυτά της εσωλογιστικής απογραφής.

Σε εσωλογιστική απογραφή υπόκεινται:
α) Τα άυλα στοιχεία του Ισολογισμού (π.χ. υποχρεώσεις, φήμη, πελατεία, εμπορικά σήματα, ευρεσιτεχνίες κτλ)

β) Τα υλικά (ενσώματα) στοιχεία του Ενεργητικού που δεν βρίσκονται στην κατοχή της επιχείρησης, αλλά στην κατοχή τρίτων (π.χ. καταθέσεις σε τράπεζες, εμπορεύματα καθ οδόν, χρεόγραφα που βρίσκονται στις τράπεζες για φύλαξη).

Στάδια απογραφής

Τα στάδια κατά τη διάρκεια της απογραφής είναι τα εξής:

  1. Αναγνώριση των στοιχείων που πρόκειται να απογραφούν
  2. Μέτρηση των μονάδων κάθε στοιχείου που αναγνωρίστηκαν
  3. Αποτίμηση κάθε στοιχείου που αναγνωρίστηκε
  4. Καταχώριση των αποτελεσμάτων της απογραφής στο βιβλίο απογραφών

 Συστήματα απογραφής

 

  1. Διαρκής απογραφή
  2. Περιοδική απογραφή

1) Το σύστημα της διαρκούς απογραφής επιτρέπει την άμεση ενημέρωση σχετικά με την ποσότητα, το κόστος ανά μονάδα και το συνολικό κόστος για κάθε είδος εμπορεύματος. Πρόκειται για μια διαδικασία, που είναι ιδιαίτερα δαπανηρή, επειδή τηρούνται πληθώρα αναλυτικών λογαριασμών (ένας για κάθε είδος αποθέματος) κατά ποσότητα και κόστος

Αυτό σημαίνει ότι το σύστημα της διαρκούς απογραφής δεν ενδείκνυται για τη λογιστική παρακολούθηση αποθεμάτων μικρής αξίας ανά μονάδα.

2) Το σύστημα της περιοδικής απογραφής εφαρμόζεται όταν δεν ενδιαφέρεται η επιχείρηση να έχει άμεση ενημέρωση σχετικά με τις μονάδες και το κόστος ανά μονάδα των εμπορευμάτων που έχει πωλήσει και αυτών που έχει ακόμα στην κυριότητα της. Αυτό συμβαίνει όταν τα εμπορεύματα είναι χαμηλής αξίας ανά μονάδα.

Είδη απογραφής

Ανάλογα με τη διαδικασία που ακολουθείται για να απογραφούν διάφορα στοιχεία του Ισολογισμού, η απογραφή διακρίνεται σε:

  1. Φυσική ή εξωλογιστική ή πραγματική
  2. Εσωλογιστική ή εσωτερική απογραφή

1) Ακολουθείται φυσική απογραφή όταν απογράφονται υλικά ή ενσώματα στοιχεία του Ενεργητικού που βρίσκονται στην κατοχή της επιχείρησης ή έχει άμεση πρόσβαση σε αυτά (π.χ εμπορεύματα στις αποθήκες της, μηχανήματα στο εργοστάσιο της, χρεόγραφα στο χαρτοφυλάκιο της), άρα μπορεί να τα μετρήσει κατά τρόπο άμεσο χωρίς τη συνδρομή τρίτων.

2) Όταν τα στοιχεία δεν βρίσκονται στην κατοχή της επιχείρησης (π.χ εμπορεύματα σε αντιπροσώπους, μηχανήματα σε συνεργείο, γραμμάτια στις τράπεζες) ή είναι άυλα (π.χ. απαιτήσεις, δικαιώματα), γίνεται εσωλογιστική απογραφή. Η πραγματικότητα κάθε στοιχείου τότε, εξακριβώνεται εξετάζοντας τα δικαιολογητικά έγγραφα που το συνοδεύουν.

Επίσης η διάκριση μπορεί να γίνει:

α) Ως προς την έκταση της διενέργειάς της σε γενική και μερική, ανάλογα με το αν περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία της περιουσίας ή κάποιο μέρος τους (π.χ. απογραφή εμπορευμάτων).

β) Ανάλογα με το χρόνο διενέργειας σε τακτική και έκτακτη. Η τακτική γίνεται στο τέλος της οικονομικής χρήσης (ετήσια), ενώ η έκτακτη όποτε χρειαστεί (π.χ. σε περίπτωση διάλυσης, συγχώνευσης).

γ) Ανάλογα με την υποχρέωση ή όχι της οικονομικής μονάδας σε υποχρεωτική και προαιρετική.

Αποκλίσεις μετά το τέλος της απογραφής

Μετά το τέλος της απογραφής, συγκρίνονται τα αποτελέσματα της με τα υπόλοιπα των αντίστοιχων λογαριασμών για να εξακριβωθεί αν συμφωνούν.

Εάν παρατηρηθούν ασυμφωνίες, γίνεται μια προσπάθεια να εντοπιστούν τα λάθη και αφού γίνει αυτό, προσαρμόζονται τα υπόλοιπα των λογαριασμών στα δεδομένα της απογραφής, ώστε αυτά να αποδίδουν την πραγματικότητα.

Τα αίτια που μπορεί τα υπόλοιπα των λογαριασμών να αποκλίνουν από τα αποτελέσματα της απογραφής είναι τα εξής:

  1. Σφάλματα απογραφής
  2. Λογιστικά σφάλματα
  3. Αδυναμία έγκαιρης ενημέρωσης των λογαριασμών
  4. Ιδιαιτερότητες των κανόνων αποτίμησης

Λόγοι σύνταξης απογραφής

Οι λόγοι για τους οποίους συντάσσεται η απογραφή είναι:

1) Οι ανάγκες ελέγχου που προκύπτουν

Ο έλεγχος μπορεί να αφορά τη διοίκηση της οικονομικής μονάδας, οπότε ονομάζεται εσωτερικός έλεγχος (internal control), ή τρίτους (π.χ. τη φορολογούσα αρχή), οπότε ονομάζεται εξωτερικός έλεγχος (external control).

Είναι απαραίτητο στη διοίκηση κάθε οικονομικής μονάδας να απογράφει σε τακτά χρονικά διαστήματα την περιουσία της και να διαπιστώνει πιθανές απώλειες, καταστροφές στοιχείων της. Γνωρίζοντας με τον τρόπο αυτό την πραγματική οικονομική της θέση, δίνεται η δυνατότητα στη διοίκησή της να οδηγηθεί σε ορθότερες επιλογές.

2) Οι ανάγκες προσαρμογής των λογιστικών με τα πραγματικά δεδομένα

Εκτός από την αναγκαιότητα για εσωτερικό έλεγχο προκύπτει πολλές φορές η ανάγκη και από απαίτηση τρίτων, ώστε να διαπιστωθεί αν η λογιστική εικόνα της επιχείρησης συμφωνεί με την πραγματική.

Με σκοπό την ικανοποίηση της Λογιστικής αρχής της αποκάλυψης πρέπει οι παρεχόμενες πληροφορίες να παρουσιάζουν τα πραγματικά δεδομένα που αφορούν την περιουσιακή συγκρότηση της οικονομικής μονάδας. Για το λόγο αυτό είναι απαραίτητη η παραπάνω προσαρμογή.